Polityka Prywatnośc (Zaktualizowana na potrzeby zgodności z przepisami w 2025 roku)

Baltic Workforce (dalej zwana „Spółką” lub „Administratorem Danych”) zobowiązuje się do ochrony prywatności użytkowników oraz zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO), Aktem o Sztucznej Inteligencji (AI Act) oraz odpowiednimi przepisami krajowymi w krajach, w których prowadzimy działalność (Litwa, Polska, Rumunia i Dania).

1. Informacje o Administratorze Danych

Administratorem danych osobowych jest Baltic Workforce, prowadząca działalność poprzez swoje biura w: Litwie, Polsce, Rumunii i Danii. Każdy lokalny oddział działa zgodnie z tymi samymi standardami ochrony prywatności i danych osobowych.
W sprawach związanych z ochroną danych można się z nami skontaktować pod adresem: job@balticworkforce.com lub telefonicznie pod numerem +45 78 77 36 84.

2. Organy nadzorcze

W zależności od kraju zamieszkania lub oddziału, który przetwarza dane, można skontaktować się z odpowiednim organem nadzorczym:

Litwa: Państwowy Inspektorat Ochrony Danych (vdai.lrv.lt)

Polska: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl)

Rumunia: Krajowy Organ Nadzoru nad Przetwarzaniem Danych Osobowych (ANSPDCP – dataprotection.ro)

Dania: Duński Urząd Ochrony Danych (datatilsynet.dk)

3. Kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzamy wyłącznie dane osobowe niezbędne do celów rekrutacyjnych i zatrudnienia, w tym:
• Imię i nazwisko, adres, obywatelstwo, dane kontaktowe (e-mail, telefon)
• Dane zawodowe zawarte w CV lub przekazane dobrowolnie (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie)
• Dodatkowe dokumenty przekazane dobrowolnie

Nie gromadzimy celowo danych wrażliwych (np. dotyczących zdrowia, poglądów politycznych czy przynależności do związków zawodowych). Jeśli takie dane zostaną przekazane dobrowolnie, zostaną usunięte, chyba że ich przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa pracy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
• Rekrutacja i pośrednictwo pracy
• Komunikacja w sprawie ofert zatrudnienia
• Zawarcie i realizacja umowy lub działań przedumownych
• Wypełnianie obowiązków prawnych (np. z zakresu prawa pracy i podatków)
• Kontrola jakości, wsparcie klienta i ulepszanie usług

Podstawy prawne przetwarzania:
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora (działalność operacyjna i komunikacja)

5. Odbiorcy danych i przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym partnerom – potencjalnym pracodawcom lub klientom – wyłącznie w celach rekrutacyjnych lub związanych z umową.

W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), np. do Stanów Zjednoczonych w związku z korzystaniem z usług Chatbase lub OpenAI, dane są chronione poprzez:
• Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Oceny wpływu transferu danych (DTIA) w celu analizy potencjalnych ryzyk związanych z przekazaniem danych poza UE

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji określonych celów:
• Dane rekrutacyjne – do 2 lat od ostatniego kontaktu
• Dane związane z umowami – zgodnie z wymogami prawa pracy, podatkowego lub księgowego
• Logi czatu AI – tymczasowo, do celów kontroli jakości; usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni (OpenAI) lub po potwierdzonym żądaniu usunięcia (Chatbase)

Okresy przechowywania mogą zostać przedłużone, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

7. Dostęp pracowników i partnerów do danych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy działów HR, zgodnie z zasadą nadawania uprawnień na podstawie pełnionej roli. Dostęp jest przyznawany wyłącznie osobom, których obowiązki tego wymagają, przy zachowaniu zasad poufności i minimalizacji danych. Wszyscy pracownicy regularnie przechodzą szkolenia z zakresu ochrony danych.

8. Funkcjonalność czatu AI

Na naszej stronie dostępna jest opcjonalna usługa czatu zasilanego sztuczną inteligencją, obsługiwana przez Chatbase Inc. oraz OpenAI OpCo LLC, działających jako podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu.

Okno czatu ładowane jest dopiero po kliknięciu przez użytkownika ikony czatu. Przed wysłaniem wiadomości użytkownik otrzymuje widoczne powiadomienie, że:
• komunikuje się z systemem opartym na sztucznej inteligencji,
• odpowiedzi generowane są automatycznie i mogą być niepełne lub niedokładne,
• nie należy przekazywać żadnych danych osobowych ani wrażliwych.

W celu działania czatu mogą być przetwarzane następujące dane: treść wiadomości, znacznik czasu, adres IP oraz informacje o przeglądarce. Dane te nie są łączone z profilami użytkowników, nie są wykorzystywane do marketingu ani analiz, oraz nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zapewnieniu efektywnego kanału komunikacji. Użytkownicy, którzy nie chcą korzystać z czatu, mogą skontaktować się z nami e-mailem lub telefonicznie.

Przekazywanie danych: dane mogą być przesyłane do USA, z zastosowaniem Standardowych Klauzul Umownych (SCC) i Ocen Wpływu Transferu Danych (DTIA).
Okres przechowywania: OpenAI przechowuje logi czatu do 30 dni w celach monitorowania nadużyć i zapewnienia niezawodności; Chatbase przechowuje je przez okres trwania współpracy i usuwa po potwierdzonym żądaniu.

9. Pliki cookie i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie w celu optymalizacji działania i personalizacji doświadczenia użytkownika.
Rodzaje plików cookie:
• Niezbędne (sesyjne, uwierzytelniające): wymagane do prawidłowego funkcjonowania strony.
• Analityczne (np. Google Analytics, Segment): zbierają anonimowe, zbiorcze statystyki w celu ulepszania strony. Okres przechowywania: do 6 miesięcy.
• Marketingowe (np. Google Ads, Meta Pixel): wykorzystywane za zgodą użytkownika do celów reklamowych i analizy skuteczności kampanii. Okres przechowywania: do 6 miesięcy.

Użytkownik może w dowolnym momencie zarządzać lub wycofać zgodę na pliki cookie poprzez baner cookie lub ustawienia przeglądarki. Linki do polityk prywatności dostawców zewnętrznych znajdują się na naszej stronie w sekcji „Informacja o plikach cookie”.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:
• Dostęp do swoich danych osobowych
• Sprostowanie nieprawidłowych danych
• Usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”)
• Ograniczenie lub sprzeciw wobec przetwarzania
• Przenoszenie danych
• Wycofanie zgody w dowolnym momencie

Wnioski można kierować na adres: job@balticworkforce.com.
Można także skontaktować się z odpowiednim organem nadzorczym wymienionym powyżej.

11. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, dostosowane do poziomu ryzyka, w tym szyfrowanie, pseudonimizację, zapory sieciowe, bezpieczne przechowywanie danych oraz kontrolę dostępu opartą na rolach. Regularnie przeprowadzane są audyty w celu weryfikacji zgodności i integralności danych.

12. Aktualizacje Polityki

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami prawa lub praktyk biznesowych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na naszej stronie internetowej. W przypadku istotnych zmian użytkownicy zostaną o tym powiadomieni, jeśli będzie to wymagane.

Data wejścia w życie: 15 stycznia 2025 r.